W ostatnich tygodniach obserwujemy znaczące wzrosty cen paliw na stacjach. Przenosi się to w bezpośredni sposób na wzrost kosztów działalności firm transportowych, w których wydatki na materiały  pędne stanowią ponad 35% ogółu kosztów.   W jaki sposób  kontrolować zużycie paliwa i reagować na sytuacje związane z nadmiernym zużyciem? ·Z pomocą przychodzi system Veritum ERP.

Zasada rozliczenia zużycia paliwa

Rozliczenie paliwa jest integralnym elementem podsystemu Transport. Polega ono na porównaniu zużycia rzeczywistego, pochodzącego z tankowania pojazdu, ze zużyciem normowanym obliczonym na podstawie norm przypisanych do każdego pojazdu. Normy te dotyczą nie tylko zużycia z tytułu jazdy, ale również wszelkich urządzeń znajdujących się na pojeździe, takich jak klimatyzacja, ogrzewanie, lub różnego rodzaju agregaty, również zasilane paliwem. Rozliczenie następuje natychmiast po odnotowaniu i zatwierdzeniu karty drogowej w tle, a osoba rozliczająca otrzymuje w zależności od wyniku informację o oszczędności, bądź przepale na danym pojeździe. Rozliczenia prowadzone są na poziomie pojedynczej jazdy, co pozwala na uzyskanie statystyk zarówno z perspektywy pojazdu, jak również z perspektywy kierowcy, a odnotowane liczniki tankowania pozwalają precyzyjnie określić moment rozliczenia.

Natychmiastowa informacja o odstępstwach pozwala na szybką reakcję i ograniczenie nieuzasadnionych kosztów związanych z:

– nieekonomiczną jazdą

– awarią układu paliwowego

– nieszczelnością zbiornika

– kradzieżą

Kontrola obiegu paliwa poprzez współpracę ze stacjami paliw

Jednym z elementów mających wpływ na komfort, ale również niezawodność rozliczeń jest przepływ danych. Informacje o tankowaniach mogą pochodzić z różnych źródeł. System Veritum XL przygotowany jest na wiele wariantów i tak dane mogą być:

– importowane z systemu tankującego w przedsiębiorstwie (obsługiwane są takie systemy jak XTrack, PCS, PetroConsulting, SAW100, Almar i inne)

– importowane z plików dostarczonych przez stacje zewnętrzne np. Orlen

– pobierane bezpośrednio z dokumentów magazynowych z modułu Gospodarka Magazynowa

Integracja ze stacjami paliw i pominięcie ręcznego odnotowywania tankowań powoduje przyspieszenie procesu rozliczania. Jest też ważnym elementem mającym wpływ na „uszczelnienie” procesu wydawania paliw. Dzięki importowi eliminowane jest ryzyko pomyłek, mamy również pewność że całość wydanego paliwa poddana zostanie rozliczeniu. Zapewnienie integracji pomiędzy wydaniami paliw, a rozliczeniem pojazdów jest  kolejnym punktem w systemie, który pozwala wyłapać ewentualne nieprawidłowości.

Korzyści dla firmy z rozliczenia paliwa w systemie Veritum ERP

Jakie korzyści niesie dla przedsiębiorstwa wdrożenie systemu rozliczenia paliwa? Poza wyeliminowaniem ewidentnych nadużyć otrzymujemy:

– możliwość porównania sposobu jazdy różnych kierowców na tych samych trasach, a w niektórych przypadkach zwrócenie uwagi na ekonomikę jazdy

– możliwość  szybszego zareagowania na usterki układu paliwowego, a co za tym idzie zapobieżenie większym awariom

– precyzyjniejsze określenie kosztów działalności na poszczególnych zleceniach, a co za tym idzie oszacowanie ich rentowności

– w przypadku transportu osobowego precyzyjniejsze określenie kosztów na poszczególnych liniach, co jest podstawą ubiegania się o dofinansowanie do linii

Rozwiązania zastosowane w Veritum ERP sprawiają, że wydatki związane z paliwem zostają pod kontrolą. Przedsiębiorca jest na bieżąco informowany o nieprawidłowościach, co pozwala na bieżąco je usuwać, a zaoszczędzone w ten sposób pieniądze mogą zostać przeznaczone na rozwój firmy.

    Poznaj nas bliżej