E-teczka jest dodatkiem do systemu Kadrowo – Płacowego, który umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej. Pozwala w szybki i bezpieczny sposób przeglądać i kompletować dane osobowe, jak i obniżyć koszty związane z przechowywaniem dokumentów w tradycyjny sposób. ·
E-teczki to digitalizacja akt pracownika
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowela ustaw związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (tzw. e-Akta, Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.). Obok zmiany obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat czy domyślnego przekazywania pensji na konto bankowe pracownika, ustawa wprowadza możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej. Jeżeli pracodawca rozpocznie przechowywanie dokumentacji płacowej i osobowej wyłącznie w takiej postaci, dotychczasowa dokumentacja zostaje zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Szacunki digitalizacji firmy zatrudniającej ok. 500 pracowników wskazują na obniżkę kosztów o 200 tys. zł rocznie (redukcja kosztów pracy, papierów, druku, transportu, przechowywania itp.).
Niewiele przedsiębiorstw zdecydowało się dotychczas na całkowitą digitalizację w myśl możliwości ustawy, głównie ze względu na problem z dostępem do podpisu elektronicznego / kwalifikowanego przez osoby zatrudniane. Jednakowoż trend związany z cyfryzacją biznesu staje się coraz silniejszy i obserwuje się rosnące zaangażowanie ze strony organów administracji w propagowaniu obiegu i dostępu cyfrowego do dokumentów (m.in. eObywatel, ePity) oraz plany wprowadzenia mobilnego (wirtualnego) podpisu kwalifikowanego . Dlatego też, wiele spółek bierze pod uwagę, że e-teczki pracowników, obecnie dobrowolne, z czasem mogą stać się obowiązkowe. Dostrzega się też wymierne korzyści częściowej lub tzw. zwierciadlanej cyfryzacji, tj. przechowywania dokumentów w oryginalnej formie papierowej w sposób tradycyjny, natomiast w pracy bieżącej, wyszukiwaniu, kopiowaniu, powielaniu, sporządzaniu zestawień itp. – w formie cyfrowej, nawet bez użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Czas pandemii i pracy zdalnej dodatkowo zwiększył zainteresowanie pracodawców nowymi rozwiązaniami i wymusza zmianę mechanizmów działania zarówno ze strony firm jak i administracji państwowej. Warto zatem zacząć przechodzić przez ten proces już teraz, by bez presji czasu i budżetu wypracować sobie usprawniony sposób działania działów HR.
Zalety E-teczki akt pracownika
- Błyskawiczny dostęp, ułatwione wyszukiwanie i automatyzacja – dokumenty można łatwo powielać, przesyłać, korygować i nie trzeba stale odkładać z powrotem na swoje miejsce
- Prostota i elastyczność użytkowania – dostęp do dokumentów jest w dowolnym czasie i miejscu
- Bezpieczeństwo danych – dodatkowe zabezpieczenie w postaci cyfrowej
- Redukcja kosztów (znikają koszty wydruku i archiwizacji) i pro-ekologiczność – najpełniej widoczne przy całkowitej digitalizacji
Jak E-teczka działa w Veritum?
- w e-teczce przechowywane są pliki w postaci skanów, plików PDF i innych (np. Word Office z możliwością korekty i tworzenia nowych dokumentów)
- obsługiwane są sekcje A,B,C i D teczki pracowniczej oraz sekcje dodatkowe, które można tworzyć wg. potrzeb przedsiębiorstwa
- system pozwala zarówno na skanowanie i tworzenie jak i podpinanie plików już istniejących i zapisanych na nośnikach
- dokumenty przechowywane są w ramach systemu Veritum i wewnętrznych mechanizmów bazodanowych
- kopia i zabezpieczenie bazy danych Veritum jest jednocześnie zabezpieczeniem e-teczki – nie są generowane dodatkowe koszty z tego tytułu
- bezpieczeństwo dostępu do dokumentów w e-teczce jest dwupoziomowe – z jednej strony regulowane dostępem do danych okien w systemie, z drugiej strony poziomem uprawnień w ramach samego systemu przechowywania