Elektroniczny Obieg Dokumentów w zakresie systemu ERP

Dokumenty są jednym z koniecznych elementów prowadzenia działalności. Poprzez zarządzanie tworzeniem i obiegiem dokumentów w ramach systemu ERP można w znaczący sposób poprawić efektywność procesów biznesowych. ·

Do czego służy Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) w dużym uproszczeniu jest przeniesionym papierowym obiegiem dokumentów na wersję elektroniczną, dzięki czemu odpowiednie uporządkowanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów stało się prostsze i bezpieczniejsze. Narzędzie to powstało, aby zminimalizować ryzyko nieprawidłowego postępowania z dokumentami oraz poprawić komfort użytkowania archiwum.  Praca z EOD rozpoczyna się od momentu zeskanowania dokumentu i wprowadzenia do systemu, gdzie jest gotowy do obiegu w zależności od potrzeb jego wykorzystania. Dostęp do dokumentu mają tylko wyznaczeni pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami.

Jakie dokumenty można przesyłać elektronicznym obiegiem?

Podstawowymi dokumentami stosowanymi w przedsiębiorstwie są:

• faktury
• zamówienia
• pisma urzędowe
• delegacje
• rekomendacje
• umowy
• urlopy
• inne

Wszystkie wymienione powyżej dokumenty oraz wiele innych można procesować w Elektronicznym Obiegu Dokumentów. Natomiast ze standardowych formatów używanych do przechowywanych danych i wykorzystywanych w obiegu elektronicznym najczęstsze są: DOC, DOCX (Word), XLS, XLSX (Excel), XML, TXT, PDF, JPG, itp.

Elektroniczny Obieg Dokumentów w zakresie systemu ERP

Elektroniczny Obieg Dokumentów w zakresie systemu ERP to znakomite rozwiązanie dla firm z różnych branż i ważny element cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Dlatego warto zapoznać się z możliwościami tego narzędzia.

Wdrożenie  systemu EOD należy poprzedzić analizą procesów biznesowych nim objętych oraz określić miejsca do implementacji systemu. Następnie sprawdzić możliwości jakie daje nam dostawca rozwiązań, czy w swoich modułach posiada takie funkcjonalności. W przypadku systemu Veritum opisywane funkcjonalności dostępne są w module DMS (Document Management System).

Korzyści z Elektronicznego Obiegu Dokumentów w systemie ERP

Elektroniczny Obieg Dokumentów w zakresie oprogramowania ERP przedsiębiorstwa zapewnia obsługę przepływu dokumentów pomiędzy różnymi pracownikami i działami w firmie, przynosząc szereg benefitów. Do najważniejszych korzyści EOD w ERP możemy zaliczyć:

• pełną integracja z elementami systemu ERP takimi jak Zamówienia, Płatności, Faktury, Umowy, Kontrahenci i inne
• wysokie bezpieczeństwo (zabezpieczenia, indywidualne uprawnienia dostępu, kopie zapasowe danych)
• oszczędność i kontrola czasu
• możliwość dalszego rozwoju
• wzrost efektywności pracy (brak zaginionych dokumentów, szybka archiwizacja i wyszukiwanie, informacja o statucie procesowania dokumentu, brak potrzeby nauki pracowników obsługi nowego systemu)
• dogodność użytkowania zarządzaniem dokumentami
• dostępność całości w jednym miejscu, w jednym systemie
• niższy koszt licencjonowania w ramach systemu ERP niż przy odrębnych aplikacjach
• krótszy i sprawniejszy proces wdrożenia (wdrożeniowcy ERP znają już strukturę firmy i przebieg procesów)
• zdefiniowane obiegi tworzące bazę pod rozwiązania typu workflow