Co lepsze: papierowa lista obecności czy rejestrator czasu pracy?

Wprowadzenie obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracownika postawiło pracodawcę przed problemem: w jaki sposób ją prowadzić? Mając dowolność wyboru można oczywiście stwierdzić, że prowadzimy ją ·„ręcznie”: w tradycyjny sposób tworzymy listę obecności, a później na jej podstawie tworzone są okresowe raporty. Wydaje się to proste i może nawet takie jest, przy małej liczbie pracowników, którzy pracują w jednym miejscu. Co jednak w sytuacji gdy mamy większą liczbę pracowników?

Zacznijmy od tego, że nie mamy możliwości kontroli nad tym kto wpisuje się na papierową listę. Kto z nas nie słyszał o podpisaniu się na liście obecności za kolegę? W tym momencie możemy się zastanowić czy przypadkiem nie będzie to nadwyrężać zaufania pracodawcy do pracowników, a może i generować niezadowolenia innych pracowników, rzetelnie wywiązujących się ze swojego czasu pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest również udostępnienie na życzenie pracownika karty ewidencji czasu pracy. W przypadku elektronicznej formy tworzenia takich kart nie ma z tym większego problemu, jeśli robimy to „ręcznie” trzeba pamiętać, że takim dokumentem nie może być lista obecności gdyż jest ona dokumentem zbiorowym a ewidencja czasu pracy prowadzona powinna być indywidualnie.

Czym jest system RCP? Jak on działa w Veritum?

Systemy Rejestracji Czasu Pracy (RCP) to narzędzia wspomagające kontrolę obecności, nieobecności, spóźnień czy zwolnień pracownika. Aplikacja Veritum Mobile pozwala na odnotowanie wejścia i wyjścia pracownika oraz przerw w trakcie pracy. W przypadku pracy zdalnej, dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest możliwość odnotowywania danych GPS w momencie logowania, wylogowania oraz innych zdarzeń. Takie dane odporne są na przypadkowe zniszczenie, któremu może ulec papierowa lista obecności. Dodatkową korzyścią jest możliwość szybkiego i łatwego filtrowania kto w danym dniu był w pracy i jak ją realizował.

Oczywiście możemy się zastanowić: czy pracownik będzie pamiętał o tym, by zalogować się w aplikacji? Jest to odpowiednik problemu braku podpisu na liście obecności, przy czym w aplikacji mobilnej można go łatwiej wykryć i zweryfikować. System paruje wejścia i wyjścia pracownika, a błędy powstałe z powodu braku podłączenia internetowego, niedopatrzenia pracownika czy inne losowe sytuacje są identyfikowane przez system i tworzy się alarm informujący o konieczności ingerencji.

Porównanie  sposobów ewidencji czasu pracy

Koszty stosowania rejestratorów czasu pracy

Rozwiewając wątpliwości, które mogą się pojawić odnośnie kosztów stosowania RCP w Veritum Mobile – nie wymaga on zakupu specjalnych urządzeń,  wystarczy telefon komórkowy lub tablet działający na systemie operacyjnym Android. Korzystać z rejestratora możemy na dwa uzupełniające się sposoby:

• zostawiamy firmową komórkę czy też tablet np. w sekretariacie i to z niego każdy pracownik dokumentuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ewentualnych wyjść.
• w przypadku pracowników pracujących hybrydowo (częściowo z domu) możemy skorzystać z telefonu pracownika, na którym instalujemy aplikację. Ten wariant pozwala też na obsługę przedsiębiorstw posiadających więcej niż jedną lokalizację, oraz na rozliczenie delegacji.

Oprócz opisanego powyżej mechanizmu istnieje również możliwość importowania do programu danych z obcych rejestratorów. Po zasileniu danymi zewnętrznymi programu Veritum nastąpi ich weryfikacja pod względem spójności, kompletności par wejść i wyjść oraz, jeśli to konieczne, porównania ich zgodności z planem wynikającym z grafiku.

Korzyści z zastosowania systemu RCP

Zastosowanie rejestratorów czasu pracy z obu powyższych rozwiązań pozwala na dalszą pracę nad  danymi już w systemie Veritum. Umożliwia to ewidencję czasu pracy zgodnie z przepisami, ale także bieżące monitorowanie zagrożeń związanych z nieprawidłowościami. Dzięki wykorzystaniu aplikacji, oszczędzamy czas pracownikom, którzy mogą go poświęcić na kreatywną pracę, w której są niezastąpieni.