Kiedy zapadają strategiczne decyzje o wyborze oprogramowania do firmy, można łatwo zgubić się w gąszczu tajemniczych skrótów i oznaczeń systemów. Znajomość dostępnych na rynku rozwiązań pomoże odpowiedzieć sobie na fundamentalne pytanie: czego szukamy? Jakie są nasze potrzeby? W artykule wyjaśniamy do czego służą najczęściej spotykane grupy systemów informatycznych. ·
W terminologii informatyczno – biznesowej spotkać można wiele skrótów, które używane są w różnych kombinacjach. Mówi się na przykład o tym, że systemy ERP powstały na bazie MRP, ale brakuje w nich często porządnego CRM czy BI, mimo rozbudowanego DMS… O co w tym wszystkim chodzi?
Czym się różni ERP od CRM, DMS, BI czy MRP?
Całą opowieść musimy zacząć w latach 60 XX wieku, kiedy to powstały pierwsze programy wspierające zarządzanie, przeznaczone wtedy przede wszystkim dla gospodarki magazynowej. Standard MRP (Material Requirements Planning), który wtedy powstał, dotyczył planowania potrzeb materiałowych dla produkcji. Kolejny standard MRP II, utworzony w latach 80 obejmował już nie tylko planowanie materiałów, ale i sam proces produkcji oraz wysyłkę towarów.
Dalsza cyfryzacja przedsiębiorstw i obejmowanie innych aspektów, takich jak kadry i płace czy finanse i księgowość, prowadzi nas w latach 90 prosto do standardu ERP (Enterprise Resource Planning), czyli systemu, który rozszerza planowanie i rozliczenia działalności produkcyjnych na pozostałe działy firm. Od tego momentu systemy ERP znaleźć mogą zastosowanie w praktycznie każdym typie działalności, nie tylko produkcyjnej.
ERP samo w sobie skupiało się na wewnątrz przedsiębiorstwa, rosnąca z czasem globalizacja i konkurencyjność gospodarek wymusiły cyfryzację szeroko rozumianych kontaktów z Klientami, pojawiają się więc systemy CRM (Customer Relationship Management) oraz BI (Business Intelligence), służące do analiz wskaźnikowych i raportowania danych dla różnych grup interesu – udziałowców, inwestorów czy opinii publicznej. CRM oraz BI mogą być bezpośrednią składową ERP lub funkcjonować jako aplikacje dodatkowe, korzystające z danych przedsiębiorstwa.
Rozwój technologii www i możliwości dostępu do danych online, możliwe do uzyskania w XXI wieku, prowadzą do wykształcenia kolejnego standardu, nazywanego skrótowo ERP II, w ramach którego oczekuje się pełniejszej integracji z CRM i BI.
Zobrazować powyższe przemiany i zależności można by zatem następująco:
A co z pozostałymi skrótami jak TMS, RCP, WMS czy DMS?
Szeroko pojęty ERP II, oprócz standardowo ‘umieszczanych’ w nim CRM oraz BI, współpracować może z różnymi specjalistycznymi rozwiązaniami. Systemy te mogą działać samodzielnie lecz oczywiście ich przydatność wzrasta w synergii z ERP:
TMS (Transportation Management System) do planowania i zarządzania transportem
WMS (Warehouse Manangement System) do obsługi magazynów, w szczególności wysokiego składowania
RCP (Rejestrator Czasu Pracy) do odnotowania czasu pracy pracowników
MSC (Management Control System) czyli Controlling, do oceny wydajności działów przedsiębiorstwa i realizacji strategii
Istnieją również systemy komputerowe, których samodzielne funkcjonowanie w przedsiębiorstwie jest możliwe ale nieefektywne bez odpowiedniej integracji z ERP:
DMS (Document Management System) zapewniający rejestrację i kontrolę obiegu dokumentów
FSM (Field Service Management) do monitoringu działań pracowników w terenie
Istnieje wiele innych: CMMS do planowania remontów, PDM do obsługi dokumentacji technicznej czy CAD/CAM do obsługi produkcji na zamówienie
Na co zatem zwracać uwagę przy wyborze systemu informatycznego?
Podczas wyboru nowego ERP warto zwrócić uwagę na zawarte w nim systemy dodatkowe, skuteczny ERP dostarczy zarówno elementy CRM i BI jak i specjalistyczne moduły odpowiadające działalności przedsiębiorstwa (WMS dla handlowych, FSM dla film z przedstawicielami itp.). W przypadku uzupełniania już posiadanego ERP o systemy dodatkowe, najistotniejsze jest zapewnienie odpowiedniej integracji wszystkich systemów, należy zatem sprawdzić, czy system obiegu dokumentów (DMS) wpisze się w rejestrację faktur i pism w firmie a RCP z kolei posiada format eksportu / importu danych zgodny z posiadanym modułem Kadrowo – Płacowym.
Przytoczone przez nas opisy systemów pomagają też zorientować się co do przydatności wielu dostępnych na rynku rozwiązań. System TMS sam w sobie nie zapewni pełnego obrazu naszej floty, bez ERP brak będzie informacji o kosztach czy zyskowności pojazdów. MSC z kolei nie zintegrowany z modułem Finansowo – Księgowym nie dostarczy szybko danych do analizy i nie umożliwi tworzenia symulacji. Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu informatycznego warto zrobić zatem wewnętrzny audyt potrzeb i braków i szukać optymalnego i jak najbardziej kompleksowego rozwiązania.
