Uruchomienie platformy KSeF w odniesieniu do ewidencji faktur zakupowych w przedsiębiorstwie, może stać się przełomowym rozwiązaniem, które w istotny sposób odmieni pracę działów księgowości czy biur rachunkowych. ·
Czym jest KSeF?
KSeF – Krajowy System eFaktur to wprowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma, umożliwiająca przedsiębiorcom wystawianie, przechowywanie i wysyłanie faktur w formie ustrukturyzowanych dokumentów w formacie XML. Korzystanie z KSeF, według informacji Ministerstwa Finansów, ma być obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku (za wyjątkiem sektora MŚP nierozliczającego się z VAT), a od stycznia 2025 r. dla wszystkich.
Dlaczego KSeF może odmienić pracę księgowych?
Główna zasada platformy opiera się na fakcie, że fakturę uznaje się za dostarczoną jeśli została wysłana (skutecznie) do KSeF. Wykaz faktur na platformie będzie jedyną formalną drogą otrzymania faktur kosztowych a takie faktury należy wprowadzić do ewidencji faktur zakupowych w przedsiębiorstwie. Będzie możliwość manualnej obsługi ich wprowadzenia przez użytkowników systemów informatycznych ale warto jednak zastanowić się nad automatyzacją procesu i wyborem oprogramowania, które umożliwi pobieranie faktur zakupowych bezpośrednio z KSeF. Dzięki zdefiniowanej strukturze logicznej dokumentów w KSeF, raz zdefiniowany import będzie niezawodny i szybki a jego obsługa znacznie skróci proces obsługi.
Dzięki takiej automatyzacji, proces wprowadzania faktur kosztowych ulegnie przyśpieszeniu, zminimalizowana zostanie możliwość pomyłek przy wpisywaniu danych a w przypadku przedsiębiorstw wykorzystujących systemy skanujące faktury (OCR) zmiana pozwoli wyeliminować koszty dodatkowego oprogramowania oraz poprawić efektywność, która dla dobrych systemów OCR wynosiła około 75%, podczas gdy efektywność importu z KSeF będzie zbliżona do 100%.
KSeF – faktury zakupowe w Veritum
W systemie Veritum udostępniamy funkcjonalność związaną z importem faktur kosztowych z KSeF i w zależności od sposobu działania każdego z przedsiębiorstw można importować dane z tej platformy do:
Rejestru zakupu
Ewidencja faktur zakupu
Tabeli roboczej
Po wstępnej weryfikacji można przenieść do dwóch powyższych, docelowych miejsc.
Każdy z powyższych sposobów w oparciu o ustandaryzowany plik danych zasila system Veritum w sposób zautomatyzowany i ewentualne korekty mogą dotyczyć kwalifikacji do rejestrów lub rozkodowania danych słownikowych (np. sposobów płatności, itp.).
Ze względu na zautomatyzowanie procesu pobierania faktur zakupowych ważnym aspektem stanie się weryfikacja merytoryczna faktur zakupu. W tym celu w systemie Veritum przygotowane zostały narzędzia związane z ewidencją i rozliczaniem zapotrzebowań lub zamówień od dostawców, które umożliwiają nadzór nad tym jakie faktury wpływają do przedsiębiorstwa.
Zachęcamy do zainteresowania się rozwiązaniami dostarczanymi w naszym systemie w obszarach automatyzacji procesów i obsługi faktur we współpracy z platformą KSeF. Być może uchroni to Państwa firmę przed nieuczciwymi praktykami związanymi z wystawianiem niezasadnych faktur.
Polecane artykuły
