1. Udostępnij informacje z jednego programu
W nowoczesnym przedsiębiorstwie, sprawne przekazywanie tych samych informacji to podstawa. Cel jest bardzo ciężki do osiągnięcia w sytuacji, kiedy np. dział księgowy gromadzi informacje w jednej aplikacji, a z kolei dział HR tworzy własne raporty w Excelu, gdzie zawarte dane mogą różnić się od tych, które z kolei posiada dział administracji, a mają związek np. a zatrudnieniem nowego pracownika. Jeśli chcesz zwiększyć efektywność swojej firmy, zadbaj o przechowywanie wszystkich informacji w jednym systemie, aby pracownik każdego działu miał dostęp do tych samych danych. W ten sposób unikniesz zamieszania związanego np. z korektą dokumentów. Jeśli jesteś na takim etapie, gdy nie możesz przerzucić wszystkich danych do systemu ERP, zadbaj o możliwość integracji z innymi aplikacjami, aby dane mogły swobodnie spływać do systemu, bez konieczności manualnego przesyłania, np. na prośbę działu księgowości. W ten sposób zaoszczędzisz masę czasu na procesie zbierania informacji, co zrobisz za pomocą kilku kliknięć myszki.
2. Twórz raporty i podejmuj decyzję w oparciu o fakty
Decyzje związane z rozwojem lub zamknięciem działu, zwiększeniu lub zmniejszeniu mocy produkcyjnych, wymagają głębokiej analizy i szczegółowego rozpoznania. Jeśli Twoja decyzja bardziej wynika z przeczucia, intuicji, ale nie ma żadnego oparcia w twardych danych – to nie jest przemyślana decyzja i nie jesteś w stanie przewidzieć następstw, jakie mogą jej towarzyszyć. Podniesie efektywności ma ogromny związek z podejmowaniem decyzji, ponieważ jeśli chcesz zwiększyć efektywność, musisz wiedzieć, gdzie jest ona niska lub nie ma jej wcale, zlokalizować przyczynę problemu i spróbować ją usunąć dostępnymi środkami. System ERP ma integrować wszystkie informacje na temat firmy i na podstawie tej wiedzy ocenisz, które z zaproponowanych rozwiązań ma największe szanse powodzenia i przełoży się na szybsze wykonywanie czynności, bez szkody w jakości realizacji. Co masz w takim razie zrobić? Skorzystaj z funkcji generowania raportów, aby móc w przeciągu kilku sekund określić, jaki jest stan firmy i jak zmieniły się np. wpływy od stałych klientów w przeciągu kilku miesięcy. Po głębokiej analizie nasunął Ci się wstępne wnioski, co należy usprawnić, dodać lub usunąć, aby móc wywrzeć pozytywny wpływ na efektywność firmy.
3. Przerzuć bezproduktywne zadania na system
Bez względu na stanowisko, na którym zatrudnieni są ludzie w Twojej firmie, każdy w ramach swoich obowiązków wykonuje zadania, które tak naprawdę nie dają żadnej wartości pod kątem realizacji celów. Do takich zadań przede wszystkim należy biurokracja, czyli np. spinanie umów z fakturami, wypełnianie wniosków, dokumentacji itp. Jasne – efekty tych prac są potrzebne, ale nie przybliżają Cię do realizacji strategicznych zadań, do których przede wszystkim zatrudnia się ludzi. Aby usprawnić efektywność pracy przedsiębiorstwa, przerzucaj zadania, związane stricte z biurokracją, na system, aby np. ERP automatycznie łączył umowy z fakturami i specyfikacjami technicznymi, dzięki czemu zaoszczędzisz masę czasu swoich specjalistów, aby Ci z kolei mogli skoncentrować się na zadaniach bardziej ambitnych, których efekt może realnie wpłynąć na produktywność i efektywność całej firmy.
4. Opracuj powiadomienia i alerty
Zmiana specyfikacji w zamówieniu klienta, opóźnienia, przesunięcia – to wszystko może wpłynąć na efektywność pracy, a raczej jej spadek, kiedy nagle okaże się, że zostały wprowadzone zmiany, o których nikt nikogo nie poinformował. System ERP powinien umożliwiać ustawienie alertów, dzięki którym, o każdej ważnej zmianie odpowiedni ludzie zostaną powiadomieni przez system. Wówczas zyskujesz cenny czas, który normalnie należałoby przeznaczyć na dodatkową komunikację, a tak, całość przeniesiona jest do systemu. Ma to szczególne znaczenie w cięższych branżach, gdzie do realizacji projektu potrzebne są materiały. Dobry system ERP potrafi wskazać, czy następuje nadwyżka czy jest brak danego towaru, dzięki czemu możesz nawet przez system automatycznie zrealizować zamówienia i uzupełnić brakujące zapasy.