Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP w firmie transportowej?

utworzone przez | 27 mar, 2018 | Baza wiedzy, Finanse i księgowość, Kadry i płace, Sprzedaż, warsztat, magazyn, Transport | 0 komentarzy

Przygotowanie firmy do dużego projektu, jakim jest zmiana lub wprowadzenie systemu ERP, to duże wyzwanie. Jednak z odpowiednim podejście, u którego podstaw leży solidne przygotowanie, wdrożenie systemu może pójść znacznie szybciej, a przede wszystkim, nie przekroczysz założonego budżetu. W artykule przygotowaliśmy porady, co trzeba zrobić, aby odpowiednio przygotować się do wdrożenia systemu ERP w branży transportowej, począwszy od diagnozy własnych potrzeb i procesów, aż po przygotowanie środowiska testowego oraz projektów modyfikacji konkretnych funkcjonalności.

1

Diagnoza

Wdrożenie systemu ERP to długoterminowy projekt, który angażuje mocne przerobowe, jak i fundusze. Jeśli zdecydujesz się na określonego podwykonawcę , musisz mieć świadomość, że jest to współpraca na wiele miesięcy, dlatego warto dobierać tylko sprawdzonych dostawców oprogramowania z doświadczeniem we wdrożeniach w firmach transportowych. Diagnoza polega na wskazaniu, w jakim celu chcesz wdrożyć system ERP i w jaki sposób jego działanie ma odbić się na funkcjonowaniu Twojej firmy. Czy chcesz wdrożyć jak na razie jeden moduł księgowy, aby móc usprawnić proces rozliczeń firmowych, czy całe rozwiązanie, aby zapewnić płynny przepływ informacji w całej organizacji. Od poprawnej diagnozy zależy cena, jak i czas poświęcony na wdrożenie. Doświadczony partner również pomoże wskazać realne potrzeby, w oparciu o swoje doświadczenie we współpracy z innymi firmami z Twojej branży.
2

Wybór podwykonawcy

Wiedząc, jakie wymagania ma Twoje firma oraz procesy, jakie w niej zachodzą, istotne jest wybrać solidnego podwykonawcę, który posiada doświadczenie w Twojej branży i ma za sobą kilka realizacji. Dzięki temu możesz mieć pewność, że podczas kolejnych kroków, firma prawidłowo zweryfikuje potrzeby i ewentualnie podpowie rozwiązania, które faktycznie sprawdziły się w Twojej branży.
3

Przeszkól się

Po zdiagnozowaniu potrzeb i wybraniu potencjalnego podwykonawcy, odbywa się spotkanie, na którym producent lub firma wdrożeniowa prezentuje system lub fragment systemu, w oparciu o informacje, które przekazałeś na wcześniejszym etapie. Takie szkolenie może potrwać nawet kilka godzin, ale niesie ze sobą nie lada korzyść. Osoby techniczne po Twojej stronie mogą zobaczyć, jak w praktyce może zadziałać system i dopytać się o kwestie istotne przy wdrażaniu. Szkolenie odbywa się na środowisku testowym, które imituje procesy zachodzące w Twojej firmie, dzięki czemu zamiast oglądać suchą prezentację – w zasadzie widzisz zbliżoną wersję demo Twojego przyszłego systemu. W ten sposób możesz zweryfikować swoje wymagania, a ponadto, pozyskana wiedza przyda się przy wdrożeniu, bez względu na efekt rozmów z parterem.
4

Analiza

Na tym etapie zespół projektowy, z ramienia firmy, spotyka się ze specjalistami producenta lub wdrożeniowca wybranego oprogramowania. Podczas tzw. Kick-offów, przygotowywana jest dokładna analiza i wstępne zaplanowanie projektu, pod kątem funkcjonalności. Jednocześnie zbierane są informacje od pracowników, którzy będą pracować nad systemem, odnośnie oczekiwań, jak powinien działać. Podstawą jest też tzw. zmapowanie procesów występujących w firmie, aby system w rzeczywistości dopasował się do sposobu, w jaki funkcjonuje. Efektem tego etapu powinien być dokument, który zawiera zbiór wszystkich procesów objętych systemem, harmonogramy, budżety oraz kosztorysy, które porządkują projekt od strony rozliczeniowo-projektowej.
5

Rozpisz projekt wdrożenia

Dokument z poprzedniego punktu, zawierający analizę oraz procesy, jakie zachodzą w firmie, są podstawą do przygotowania projektu rozwiązania, z uwzględnieniem wskazanych potrzeb i wymagań biznesowych. W oparciu o analizę, tworzone są środowiska testowe, które zawierają konfiguracje, zgodną z wymaganiami technicznymi i biznesowymi wdrożenia. To ostatni etap zamykający fazę koncepcji, czyli stworzenia założeń, pomysł rozwiązania oraz faktyczny plan, jak go wdrożyć i co właściwie będziesz wdrażać. Od tego kroku zależy, co faktycznie zostanie stworzone i w jaki sposób, aby zachować założenia projektu, zmieścić się w budżecie, a co najważniejsze – aby faktyczne wdrożenie przełożyło się na generowanie większych zysków lub redukcję kosztów.

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia systemu ERP to obowiązkowy krok, jeśli nie chcesz wydać więcej, niż wymaga tego wdrożenie i również, żeby produkt, jaki otrzymasz, przyniósł bezpośrednie profity. Równie duża odpowiedzialność leży po stronie partnera, który jako specjalista, z pewnością doradzi dobre, oszczędne i funkcjonalne rozwiązania, które faktycznie usprawniają realizację procesów w firmie. Branża transportowa rządzi się innymi procesami niż produkcja czy handel, stąd też kompetencje po stronie wdrożeniowca lub producenta, grają kluczową rolę. Niemniej jednak to Ty i Twój zespół musicie najpierw odrobić pracę domową, aby działania związane z projektem wdrożenia nowego systemu ERP po prostu zostały zrealizowane sprawniej i zakończyły się sukcesem.