Wybraliśmy 7 obszarów, na których powinniśmy skupić uwagę. Dotyczą one samego systemu, firmy tworzącej i wdrożeniowej, ale również tego jak my powinniśmy się przygotować do takiej decyzji.

1. Określić własne oczekiwania

Należy odpowiedzieć sobie na pytanie:jaką jesteśmy firmą? Bo każda jest inna i dlatego potrzebuje indywidualnego podejścia do realizowanego projektu.

Na wstępie powinniśmy sporządzić koncepcje tego, co potrzebujemy w firmie, na czym nam najbardziej zależy, opracować wymagania poszczególnych działów i przeprowadzić szczegółowe analizy. Ale to tylko potrzeby, musimy także uwzględnić problemy, na jakie napotykamy się na co dzień w firmie.

I przy tak określinych celach współpraca z pewnością przełoży się na wdrożenie systemu tak, by przebiegało według określonej i przemyślanej strategii biznesowej.

2. Świadomość własnej organizacji

Oprogramowanie klasy ERP wspiera interaktywnie przedsiębiorstwo w zarządzaniu procesami biznesowymi, związanymi z takimi obszarami jak: zarządzanie finansami i księgowością, środkami trwałymi, marketingiem, sprzedażą, zakupami, magazynem, zapasami, serwisem, produkcją oraz transportem.

Należy nakreślić cel, czyli przeprowadzić rzetelną analizę i odpowiedzieć sobie na pytanie:do czego system ma być wykorzystywany i czy w przyszłości będzie konieczność jego poszerzenia?

Funkcjonowanie firmy opiera się na zestawie procesów, które przepływają przez różne struktury. Dlatego system ERP powinien obejmować całość organizacji, bo tylko wtedy możliwe jest maksymalne jego wykorzystanie.

3. Specyfika branży

Warto opracować charakterystykę swojej firmy i branży. Dzięki temu podczas rozmowy z dostawcami systemu ERP przedstawisz lepiej problematykę związaną z codzienną działalnością.

Wdrażając nowy system trzeba mieć na uwadze, że musi on być zdolny dostosować się do unikatowej specyfiki organizacyjnej, musi być elastyczny. Zmiany procesów powinny wynikać z przesłanek biznesowych, a nie z ograniczeń systemu.

Najistotniejszym czynnikem decydującym o wyborze rozwiązania klasy ERP są możliwości jego dopasowania do indywidualnego przebiegu procesów biznesowych w firmie.

Ma być to ułatwienie nie tylko dla pracowników, ale także dla kadry zarządzającej. Wszyscy powinni aktywnie uczestniczyć w fazie testów, by zobaczyć na ile system pozwoli im tworzyć różnego rodzaju np. raporty czy indywidualne zestawienia, wszystko według potrzeb firmy na każdym szczeblu organizacji.

Kontaktując się z firmą wdrożeniową warto informować o swoich oczekiwaniach i wcześniej spisać wymagania dotyczące systemu ERP, aby konsultant mógł ocenić potrzeby.

Należy określić liczbę pracowników, ilość oddziałów, profil działalności, branżę, strukturę organizacyjną i wielkość przedsiębiorstwa, aktualny poziom informatyzacji, aktualny poziom procedur.

Zawsze powinny być wyróżnione następujące etapy:

  • przedprojektowy-analiza i przygotowanie koncepcji dalszych działań
  • projektowy-projektowanie techniczne systemu
  • wdrożeniowy-prace wdrożeniowe, szkolenia, testy rozwiązań

Stosunek nakładów do efektów zdefiniuje opłacalność całego projektu.

4. Funkcjonalność systemu

Wdrożenie ERP usprawnia działania pracowników wszystkich szczebli, począwszy od zarządu po pracowników szeregowych, podnosząc efektywność ich pracy. Wspólna baza danych integruje wszystkie informacje w przedsiębiorstwie, są one jednolite i na bieżąco aktualizowane, co daje możliwość szybkiego reagowania i wprowadzania odpowiednich zmian.

Usprawnienie procesu wymiany dokumentów, przesyłu informacji obniży koszty obsługi i zwiększy sprawność działania przedsiębiorstwa.

Każdy nowoczesny system klasy ERP powinien być:
Modułowy – możliwość stopniowego wdrażania pojedynczych elementów
Zintegrowany – pełna informacja w jednym miejscu
Nowoczesny – oparty o innowacyjne technologie
Kompletny – pełny pakiet funkcjonalności niezbędny do zarządzania firmą
Elastyczny – rozwiązania uzupełniające tworzone przez partnerów
Łatwy w obsłudze – szybka implementacja i prosty w obsłudze interfejs

System taki przeznaczony jest dla przedsiębiorstw myślących o rozwoju, rośnie razem z Państwa firmą, jest elastyczny, bezpieczny, a zarazem bardzo wydajny.

5. Producent i dostawa systemu

Często zarząd firmy, zdecydowany na inwestycję w system ERP staje przed decyzją wyboru nie tylko producenta, ale również firmy wdrożeniowej. Najlepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby to producent posiadał własny dział wdrożeniowy.

Efektem selekcji wstępnej powinno być wyłowienie firm posiadających odpowiednie zasoby i wolę przeprowadzenia wdrożenia według naszych założeń.

Prezentacje przeprowadzone przez firmy wdrożeniowe to ten moment, by skonsultować nasze wymagania i oczekiwania. Można zadawać pytania: ile osób będzie zaangażowanych w projekt po stronie producenta, jakie są etapy wdrażania, jak wyglądają szkolenia? Po takiej prezentacji firma wdrożeniowa powinna mieć pełny obraz naszych wymagań, pozwalający na przedstawienie oferty.

Przed ostatecznym wyborem należy zasięgnąć informacji o firmach, które bierzemy pod uwagę. Dotyczy to ich kondycji finansowej jak i zadowolenia obecnych klientów. Nie będąc do końca przekonanym można podpisać umowę na analizę przedwdrożeniową, po której dokonamy ostatecznego wyboru.

Wybierając system klient decyduje się na długotrwałą współpracę z dostawcą. Trzeba mieć na uwadze doświadczenie firmy i plany rozwojowe systemu, czyli częstotliwość wprowadzanych aktualizacji przez producenta. Bo przecież to generuje do firmy nowe możliwości, ciągle ją udoskonalając i dostosowując system do zmieniających się warunków zachodzących w firmie czy przepisów prawnych.

6. Bezpieczeństwo

System ERP integruje kluczowe procesy, a to oznacza, że jego użytkownicy mogą mieć dostęp do poufnych i wrażliwych informacji. Polityka bezpieczeństwa jest więc oczywistym kryterium wyboru firmy wdrożeniowej.

Należy podkreślić, że w systemie ERP użytkownicy mają dostęp tylko do ściśle wyznaczonych części systemu. Wgląd do informacji odbywa się po uprzednim uwierzytelnieniu za pomocą identyfikatora i hasła.

W dzisiejszych czasach przepisy ulegają szybkim, ale i nieprzewidywalnym zmianom. Dostawca powinien z wyprzedzeniem aktualizować te informacje w systemie, które muszą być zawsze i na czas zgodne z przepisami. Warto sprawdzić jak szybko firma wdrożeniowa potrafi nanieść takie poprawki.

Należy prześledzić praktyczną awaryjność systemu i znaleźć odpowiedź na pytanie:jakie jest prawdopodobieństwo awarii systemu i utraty danych? Czy firma może chronić się przed skutkami takich awarii i co należałoby zrobić w przypadku zatrzymania pracy systemu? Czas potrzebny na przywrócenie oprogramowania to koszty organizacyjne, utrata konkurencyjności i reputacji.

7. Koszt wdrożenia systemu

Rozpoczęcie pracy na nowym systemie powinno przebiegać równolegle z pracą na starym systemie, aby uniknąć ryzyka przestoju. Jednym z głównym kryterium wyboru systemu ERP jest cena i dodatkowe koszty ponoszone w trakcie użytkowania. Są to np. koszty instalacji, koszty wdrożenia aplikacji i koszty szkolenia pracowników. Może się również okazać, że firma nie posiada odpowiedniej infrastruktury sprzętowej, a to generuje dodatkowe inwestycje w wymianę komputerów, zakup sprzętu sieciowego i koszty usług instalacyjnych.

Większość firm wdrożeniowych proponuje zakup licencji w oparciu o ilość stanowisk, na których będzie instalowane oprogramowanie. Ceny będą jasno określone i mogą być zależne od funkcji systemu. Należy w miarę możliwości ocenić przed zakupem czas ewentualnego wdrożenia.

Bardzo ważnym elementem jest przygotowany harmonogram wdrożeń, który prawidłowo rozłoży w czasie wdrożenie poszczególnych funkcjonalności.

Okres wdrożenia systemu ERP to co najmniej kilka miesięcy i ważne jest odpowiednie dobranie także konsultantów. Warto szukać producenta, który jest dla klienta zarówno partnerem jak i doradcą, to prowadzi do satysfakcjonującej współpracy i gwarantuje udane wdrożenie projektu.

Pamiętaj, że sukcesami należy się tylko chwalić, a na błędach koniecznie uczyć…