Poznaj zatwierdzone w dniu 15.01.2018r. założenia zmian do realizacji w Veritum XL

Zatwierdzone w dniu 15.01.2018r. założenia zmian do realizacji w Veritum XL:

1. Wykaz rejestrów przetwarzanych danych osobowych (w jakich tabelach w Veritum przetwarzane są dane, w jakiej strukturze, możliwość dopisania rejestrów zewnętrznych).

2. Rejestr czynności przetwarzania danych (dane administratora, cel i zakres przetwarzania, odbiorcy którym przekazywane są dane np. podczas wystawiania zaświadczeń o zarobkach)

3. Przygotowanie odpowiednich zmian w strukturach danych kartotek zawierających dane osobowe (kartoteka osób, kierowców, kontrahentów, biletów miesięcznych itp.)

4. Aktualizacja instrukcji przetwarzania danych osobowych.

5. Wzorce formularzy np. zgoda na przetwarzanie danych, umowa o pracę, w których będą klauzule zgody na przetwarzanie danych osobowych.

6. Prawo do bycia zapomnianym (anonimizacja) – przeprowadzane na życzenie pracownika, planowane wykonanie przez nadpisanie danych osobowych pustymi znakami.

W celach informacyjnych: Wyjaśnienie innych zagadnień związanych z RODO

1. Profilowanie – nie dotyczy Veritum XL, ponieważ zbiory danych osobowych Veritum nie służą do automatycznego wyszukiwania danych wg. zadanych cech, tylko do realizacji umów o pracę i innych cywilno prawnych zobowiązań

2. Pseudonimizacja – nie dotyczy Veritum XL, ma zastosowanie przy udostępnianiu zbiorów danych na zewnątrz, w celach np. testowania lub innych analitycznych i statystycznych. Veritum z założenia nie pełni takich funkcji, dane nie są przekazywane bezpośrednio z bazy danych tylko poprzez dokumenty i analizy, w których można wykluczyć pokazywanie danych niejawnych. Testowanie i serwisowanie odbywa się na podstawie umowy serwisowej zawartej z System-1, która reguluje powierzanie danych

3. Szyfrowanie i poziom zabezpieczeń danych – system VERITUM spełnia wymogi poziomu wysokiego ustalone w Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024) tzn. stosowane są mechanizmy kontroli dostępu do danych: dla każdego użytkownika rejestrowany jest odrębny identyfikator i dostęp do danych możliwy jest wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia, istnieje możliwość zaprogramowania systemu tak, by nadawane hasło musiało składać się z co najmniej 8 znaków, zawierać małe i wielkie litery, cyfry lub znaki specjalne oraz podlegało obowiązkowej zmianie co 30 dni. Pozostałe wymogi (przechowywanie kopii bezpieczeństwa, zabezpieczenie przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania, zapewnienie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń przed zagrożeniami z sieci publicznej itd.) leżą w gestii administratora bazy danych. Usługi serwera bazy danych MSSQL umożliwiają pracę z bazą danych bez rzeczywistego dostępu do bazy danych przez użytkownika. Oznacza to, że plik bazy danych może i powinien być umieszczony na odrębnym komputerze / dysku / partycji dysku, do którego użytkownik systemu nie ma fizycznego dostępu poprzez połączenia sieciowe. Uniemożliwia to skopiowanie lub usunięcie bazy danych; wyłącznie administrator systemu, przyznając prawa dostępu do danych zasobów może nadać prawo wykonywania takich operacji. Przetwarzanie danych odbywa się w ramach tak zabezpieczonej bazy lub z poziomu serwera bazy danych, wymaga jednak zainstalowania serwera w odpowiedniej konfiguracji i podłączenie się do bazy danych z podaniem jej lokacji i haseł dostępu do serwera i bazy danych, w praktyce informacje te w przedsiębiorstwie posiada wyłącznie administrator danych. Przyjęliśmy założenie, że spełnienie tych wymogów nie wymaga dodatkowego szyfrowania pakietów danych wymienianych z serwerem bazy danych, ponieważ przeznaczeniem bazy Veritum jest realizacja zobowiązań wewnętrznych przedsiębiorstwa, bez możliwości publicznego, zewnętrznego dostępu do danych.