Veritum dostosowywane do wymogów RODO

Veritum dostosowywane do wymogów RODO

Szanowni Państwo, w tym tygodniu rozpoczęliśmy wysyłkę umów o powierzenie danych, regulującą kwestię dostępu do danych osobowych podczas serwisowania systemu Veritum. Przygotowujemy się również do zamknięcia i udostępnienia pierwszej emisji wersji systemu, która zawierać będzie m.in. następujące funkcje:

1) Zgody pracownika na przetwarzanie danych osobowych
2) Anonimizacja danych osobowych, uniemożliwiająca identyfikację i przypisanie danych konkretnej osobie po zakończeniu przetwarzania
3) Zestaw uprawnień dla użytkownika Veritum – kto ma prawo do zmiany i usuwania danych osobowych, administrowana danymi oraz anonimizowania ich
4) Rejestry prowadzonych kartotek osobowych
5) Rejestry czynności przetwarzania danych

Powyższy zestaw funkcji stanowi oczywiście pierwszą wersję dostosowującą Veritum do wymogów RODO, będziemy dodawali kolejne w miarę konkretyzowania norm i objaśniania mechanizmów ze strony odpowiednich władz i instytucji (m. in. oczekujemy wciąż na opóźniające się Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji).

4 sposoby, jak zwiększyć efektywność dzięki systemowi ERP.

4 sposoby, jak zwiększyć efektywność dzięki systemowi ERP.

Jesteś świeżo po wdrożeniu systemu ERP w Twojej firmie lub projekt wdrożenia powoli zmierza do szczęśliwego zakończenia. Jednak najważniejszy etap dopiero przed Tobą. Wybór i wdrożenie rozwiązania to jedno, ale wykorzystanie w pełni jego potencjału i przełożenie działania systemu na mierzalne wyniki to zupełnie inna rzecz. Sprawdź, w jaki sposób możesz wykorzystać swój system ERP, aby podnieść efektywność Twojej firmy.

1. Udostępnij informacje z jednego programu

W nowoczesnym przedsiębiorstwie, sprawne przekazywanie tych samych informacji to podstawa. Cel jest bardzo ciężki do osiągnięcia w sytuacji, kiedy np. dział księgowy gromadzi informacje w jednej aplikacji, a z kolei dział HR tworzy własne raporty w Excelu, gdzie zawarte dane mogą różnić się od tych, które z kolei posiada dział administracji, a mają związek np. a zatrudnieniem nowego pracownika. Jeśli chcesz zwiększyć efektywność swojej firmy, zadbaj o przechowywanie wszystkich informacji w jednym systemie, aby pracownik każdego działu miał dostęp do tych samych danych. W ten sposób unikniesz zamieszania związanego np. z korektą dokumentów. Jeśli jesteś na takim etapie, gdy nie możesz przerzucić wszystkich danych do systemu ERP, zadbaj o możliwość integracji z innymi aplikacjami, aby dane mogły swobodnie spływać do systemu, bez konieczności manualnego przesyłania, np. na prośbę działu księgowości. W ten sposób zaoszczędzisz masę czasu na procesie zbierania informacji, co zrobisz za pomocą kilku kliknięć myszki.

2. Twórz raporty i podejmuj decyzję w oparciu o fakty

Decyzje związane z rozwojem lub zamknięciem działu, zwiększeniu lub zmniejszeniu mocy produkcyjnych, wymagają głębokiej analizy i szczegółowego rozpoznania. Jeśli Twoja decyzja bardziej wynika z przeczucia, intuicji, ale nie ma żadnego oparcia w twardych danych – to nie jest przemyślana decyzja i nie jesteś w stanie przewidzieć następstw, jakie mogą jej towarzyszyć. Podniesie efektywności ma ogromny związek z podejmowaniem decyzji, ponieważ jeśli chcesz zwiększyć efektywność, musisz wiedzieć, gdzie jest ona niska lub nie ma jej wcale, zlokalizować przyczynę problemu i spróbować ją usunąć dostępnymi środkami. System ERP ma integrować wszystkie informacje na temat firmy i na podstawie tej wiedzy ocenisz, które z zaproponowanych rozwiązań ma największe szanse powodzenia i przełoży się na szybsze wykonywanie czynności, bez szkody w jakości realizacji. Co masz w takim razie zrobić? Skorzystaj z funkcji generowania raportów, aby móc w przeciągu kilku sekund określić, jaki jest stan firmy i jak zmieniły się np. wpływy od stałych klientów w przeciągu kilku miesięcy. Po głębokiej analizie nasunął Ci się wstępne wnioski, co należy usprawnić, dodać lub usunąć, aby móc wywrzeć pozytywny wpływ na efektywność firmy.

3. Przerzuć bezproduktywne zadania na system

Bez względu na stanowisko, na którym zatrudnieni są ludzie w Twojej firmie, każdy w ramach swoich obowiązków wykonuje zadania, które tak naprawdę nie dają żadnej wartości pod kątem realizacji celów. Do takich zadań przede wszystkim należy biurokracja, czyli np. spinanie umów z fakturami, wypełnianie wniosków, dokumentacji itp. Jasne – efekty tych prac są potrzebne, ale nie przybliżają Cię do realizacji strategicznych zadań, do których przede wszystkim zatrudnia się ludzi. Aby usprawnić efektywność pracy przedsiębiorstwa, przerzucaj zadania, związane stricte z biurokracją, na system, aby np. ERP automatycznie łączył umowy z fakturami i specyfikacjami technicznymi, dzięki czemu zaoszczędzisz masę czasu swoich specjalistów, aby Ci z kolei mogli skoncentrować się na zadaniach bardziej ambitnych, których efekt może realnie wpłynąć na produktywność i efektywność całej firmy.

4. Opracuj powiadomienia i alerty

Zmiana specyfikacji w zamówieniu klienta, opóźnienia, przesunięcia – to wszystko może wpłynąć na efektywność pracy, a raczej jej spadek, kiedy nagle okaże się, że zostały wprowadzone zmiany, o których nikt nikogo nie poinformował. System ERP powinien umożliwiać ustawienie alertów, dzięki którym, o każdej ważnej zmianie odpowiedni ludzie zostaną powiadomieni przez system. Wówczas zyskujesz cenny czas, który normalnie należałoby przeznaczyć na dodatkową komunikację, a tak, całość przeniesiona jest do systemu. Ma to szczególne znaczenie w cięższych branżach, gdzie do realizacji projektu potrzebne są materiały. Dobry system ERP potrafi wskazać, czy następuje nadwyżka czy jest brak danego towaru, dzięki czemu możesz nawet przez system automatycznie zrealizować zamówienia i uzupełnić brakujące zapasy.

Odpowiednio skonfigurowany system ERP potrafi zwiększyć oszczędności, podnieść obroty, jak i zwiększyć efektywność pracy pracowników. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób zostanie wdrożony w firmie i jakie procesy będą w nim przewidziane. Bez względu jednak na branżę, każdy ERP powinien przede wszystkim usprawniać działanie firmy, aby pracowała wydajnie, czyli jej pracownicy generowali większą wartość w krótszym czasie.
Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP w firmie transportowej?

Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP w firmie transportowej?

Przygotowanie firmy do dużego projektu, jakim jest zmiana lub wprowadzenie systemu ERP, to duże wyzwanie. Jednak z odpowiednim podejście, u którego podstaw leży solidne przygotowanie, wdrożenie systemu może pójść znacznie szybciej, a przede wszystkim, nie przekroczysz założonego budżetu. W artykule przygotowaliśmy porady, co trzeba zrobić, aby odpowiednio przygotować się do wdrożenia systemu ERP w branży transportowej, począwszy od diagnozy własnych potrzeb i procesów, aż po przygotowanie środowiska testowego oraz projektów modyfikacji konkretnych funkcjonalności.

1

Diagnoza

Wdrożenie systemu ERP to długoterminowy projekt, który angażuje mocne przerobowe, jak i fundusze. Jeśli zdecydujesz się na określonego podwykonawcę , musisz mieć świadomość, że jest to współpraca na wiele miesięcy, dlatego warto dobierać tylko sprawdzonych dostawców oprogramowania z doświadczeniem we wdrożeniach w firmach transportowych. Diagnoza polega na wskazaniu, w jakim celu chcesz wdrożyć system ERP i w jaki sposób jego działanie ma odbić się na funkcjonowaniu Twojej firmy. Czy chcesz wdrożyć jak na razie jeden moduł księgowy, aby móc usprawnić proces rozliczeń firmowych, czy całe rozwiązanie, aby zapewnić płynny przepływ informacji w całej organizacji. Od poprawnej diagnozy zależy cena, jak i czas poświęcony na wdrożenie. Doświadczony partner również pomoże wskazać realne potrzeby, w oparciu o swoje doświadczenie we współpracy z innymi firmami z Twojej branży.
2

Wybór podwykonawcy

Wiedząc, jakie wymagania ma Twoje firma oraz procesy, jakie w niej zachodzą, istotne jest wybrać solidnego podwykonawcę, który posiada doświadczenie w Twojej branży i ma za sobą kilka realizacji. Dzięki temu możesz mieć pewność, że podczas kolejnych kroków, firma prawidłowo zweryfikuje potrzeby i ewentualnie podpowie rozwiązania, które faktycznie sprawdziły się w Twojej branży.
3

Przeszkól się

Po zdiagnozowaniu potrzeb i wybraniu potencjalnego podwykonawcy, odbywa się spotkanie, na którym producent lub firma wdrożeniowa prezentuje system lub fragment systemu, w oparciu o informacje, które przekazałeś na wcześniejszym etapie. Takie szkolenie może potrwać nawet kilka godzin, ale niesie ze sobą nie lada korzyść. Osoby techniczne po Twojej stronie mogą zobaczyć, jak w praktyce może zadziałać system i dopytać się o kwestie istotne przy wdrażaniu. Szkolenie odbywa się na środowisku testowym, które imituje procesy zachodzące w Twojej firmie, dzięki czemu zamiast oglądać suchą prezentację – w zasadzie widzisz zbliżoną wersję demo Twojego przyszłego systemu. W ten sposób możesz zweryfikować swoje wymagania, a ponadto, pozyskana wiedza przyda się przy wdrożeniu, bez względu na efekt rozmów z parterem.
4

Analiza

Na tym etapie zespół projektowy, z ramienia firmy, spotyka się ze specjalistami producenta lub wdrożeniowca wybranego oprogramowania. Podczas tzw. Kick-offów, przygotowywana jest dokładna analiza i wstępne zaplanowanie projektu, pod kątem funkcjonalności. Jednocześnie zbierane są informacje od pracowników, którzy będą pracować nad systemem, odnośnie oczekiwań, jak powinien działać. Podstawą jest też tzw. zmapowanie procesów występujących w firmie, aby system w rzeczywistości dopasował się do sposobu, w jaki funkcjonuje. Efektem tego etapu powinien być dokument, który zawiera zbiór wszystkich procesów objętych systemem, harmonogramy, budżety oraz kosztorysy, które porządkują projekt od strony rozliczeniowo-projektowej.
5

Rozpisz projekt wdrożenia

Dokument z poprzedniego punktu, zawierający analizę oraz procesy, jakie zachodzą w firmie, są podstawą do przygotowania projektu rozwiązania, z uwzględnieniem wskazanych potrzeb i wymagań biznesowych. W oparciu o analizę, tworzone są środowiska testowe, które zawierają konfiguracje, zgodną z wymaganiami technicznymi i biznesowymi wdrożenia. To ostatni etap zamykający fazę koncepcji, czyli stworzenia założeń, pomysł rozwiązania oraz faktyczny plan, jak go wdrożyć i co właściwie będziesz wdrażać. Od tego kroku zależy, co faktycznie zostanie stworzone i w jaki sposób, aby zachować założenia projektu, zmieścić się w budżecie, a co najważniejsze – aby faktyczne wdrożenie przełożyło się na generowanie większych zysków lub redukcję kosztów.

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia systemu ERP to obowiązkowy krok, jeśli nie chcesz wydać więcej, niż wymaga tego wdrożenie i również, żeby produkt, jaki otrzymasz, przyniósł bezpośrednie profity. Równie duża odpowiedzialność leży po stronie partnera, który jako specjalista, z pewnością doradzi dobre, oszczędne i funkcjonalne rozwiązania, które faktycznie usprawniają realizację procesów w firmie. Branża transportowa rządzi się innymi procesami niż produkcja czy handel, stąd też kompetencje po stronie wdrożeniowca lub producenta, grają kluczową rolę. Niemniej jednak to Ty i Twój zespół musicie najpierw odrobić pracę domową, aby działania związane z projektem wdrożenia nowego systemu ERP po prostu zostały zrealizowane sprawniej i zakończyły się sukcesem.

Harmonogram prac związanych z przygotowaniem Veritum XL do RODO

Harmonogram prac związanych z przygotowaniem Veritum XL do RODO

Poznaj zatwierdzone w dniu 15.01.2018r. założenia zmian do realizacji w Veritum XL

Zatwierdzone w dniu 15.01.2018r. założenia zmian do realizacji w Veritum XL:

1. Wykaz rejestrów przetwarzanych danych osobowych (w jakich tabelach w Veritum przetwarzane są dane, w jakiej strukturze, możliwość dopisania rejestrów zewnętrznych).

2. Rejestr czynności przetwarzania danych (dane administratora, cel i zakres przetwarzania, odbiorcy którym przekazywane są dane np. podczas wystawiania zaświadczeń o zarobkach)

3. Przygotowanie odpowiednich zmian w strukturach danych kartotek zawierających dane osobowe (kartoteka osób, kierowców, kontrahentów, biletów miesięcznych itp.)

4. Aktualizacja instrukcji przetwarzania danych osobowych.

5. Wzorce formularzy np. zgoda na przetwarzanie danych, umowa o pracę, w których będą klauzule zgody na przetwarzanie danych osobowych.

6. Prawo do bycia zapomnianym (anonimizacja) – przeprowadzane na życzenie pracownika, planowane wykonanie przez nadpisanie danych osobowych pustymi znakami.

W celach informacyjnych: Wyjaśnienie innych zagadnień związanych z RODO

1. Profilowanie – nie dotyczy Veritum XL, ponieważ zbiory danych osobowych Veritum nie służą do automatycznego wyszukiwania danych wg. zadanych cech, tylko do realizacji umów o pracę i innych cywilno prawnych zobowiązań

2. Pseudonimizacja – nie dotyczy Veritum XL, ma zastosowanie przy udostępnianiu zbiorów danych na zewnątrz, w celach np. testowania lub innych analitycznych i statystycznych. Veritum z założenia nie pełni takich funkcji, dane nie są przekazywane bezpośrednio z bazy danych tylko poprzez dokumenty i analizy, w których można wykluczyć pokazywanie danych niejawnych. Testowanie i serwisowanie odbywa się na podstawie umowy serwisowej zawartej z System-1, która reguluje powierzanie danych

3. Szyfrowanie i poziom zabezpieczeń danych – system VERITUM spełnia wymogi poziomu wysokiego ustalone w Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024) tzn. stosowane są mechanizmy kontroli dostępu do danych: dla każdego użytkownika rejestrowany jest odrębny identyfikator i dostęp do danych możliwy jest wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia, istnieje możliwość zaprogramowania systemu tak, by nadawane hasło musiało składać się z co najmniej 8 znaków, zawierać małe i wielkie litery, cyfry lub znaki specjalne oraz podlegało obowiązkowej zmianie co 30 dni. Pozostałe wymogi (przechowywanie kopii bezpieczeństwa, zabezpieczenie przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania, zapewnienie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń przed zagrożeniami z sieci publicznej itd.) leżą w gestii administratora bazy danych. Usługi serwera bazy danych MSSQL umożliwiają pracę z bazą danych bez rzeczywistego dostępu do bazy danych przez użytkownika. Oznacza to, że plik bazy danych może i powinien być umieszczony na odrębnym komputerze / dysku / partycji dysku, do którego użytkownik systemu nie ma fizycznego dostępu poprzez połączenia sieciowe. Uniemożliwia to skopiowanie lub usunięcie bazy danych; wyłącznie administrator systemu, przyznając prawa dostępu do danych zasobów może nadać prawo wykonywania takich operacji. Przetwarzanie danych odbywa się w ramach tak zabezpieczonej bazy lub z poziomu serwera bazy danych, wymaga jednak zainstalowania serwera w odpowiedniej konfiguracji i podłączenie się do bazy danych z podaniem jej lokacji i haseł dostępu do serwera i bazy danych, w praktyce informacje te w przedsiębiorstwie posiada wyłącznie administrator danych. Przyjęliśmy założenie, że spełnienie tych wymogów nie wymaga dodatkowego szyfrowania pakietów danych wymienianych z serwerem bazy danych, ponieważ przeznaczeniem bazy Veritum jest realizacja zobowiązań wewnętrznych przedsiębiorstwa, bez możliwości publicznego, zewnętrznego dostępu do danych.

Pobierz pdf

7 czynników, które musisz wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP dla komunikacji miejskiej

7 czynników, które musisz wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP dla komunikacji miejskiej

Wybór systemu ERP to długotrwały proces, który wymaga skrupulatnej weryfikacji ofert od podwykonawców. Rozwiązań na rynku jest bardzo dużo, co dodatkowo utrudnia zadanie. Przygotowaliśmy specjalne zestawienie 7 istotnych czynników przy wyborze solidnego systemu dla komunikacji miejskiej. Zaczynamy.

1. Przejrzysty interfejs.

Dobry system ERP ma łatwy w obsłudze interfejs. Pierwsze miesiące po wdrożeniu to głównie nauka nowego programu. W Twoim interesie jest, aby ten czas był jak najkrótszy, a intuicyjna aplikacja, może w tym pomóc. Od łatwości obsługi programu często zależy sukces wdrożenia. Szkolenia oraz spadek wydajności pracowników mogą przyczynić się do zmniejszenia obrotów firmy i większym bałaganem w dokumentach księgowości.

2. Doświadczenie przy firmach komunikacji miejskiej.

Sprawdź, czy partner posiada doświadczenie przy projektach dla firm komunikacji miejskiej. Sukces wdrożenia zależy również od znajomości Twojej branży. Doświadczony wdrożeniowiec podpowie sprawdzone rozwiązania, które wdrażał w firmach o podobnym profilu działalności. Sama współpraca, tzw. flow, będzie o wiele płynniejsze i przyjemniejsze, jeśli podwykonawca rozumie, jak działa Twoja organizacja.

3. Integracje.

Systemy ERP, dla firm z branży komunikacji miejskiej, nie działają w próżni. Zazwyczaj trzeba połączyć je z innym rozwiązaniami w Twojej firmie. Szczególnie, jeśli kupujesz moduły ERP do konkretnego działu (np. Księgowość). Istotne jest, aby można je było zintegrować z innymi programami. Jeśli system nie będzie integrował się  innymi rozwiązaniami w Twojej firmie – zyskasz kolejny program, do którego trzeba będzie przesyłać dane manualnie, co zamiast przyspieszyć prace, dodatkowo je spowolni.

4. Automatyczne generowanie dokumentów.

Koniecznie zweryfikuj, jakie możliwości podwykonawca oferuje w zakresie automatyzacji i synchronizacji danych w generowaniu dokumentów. Czy będzie mógł np. automatycznie generować zestawienia kosztów czy raporty przepracowanych godzin przez kierowców. Integracja z innymi systemami umożliwi automatyczne spływanie danych do systemu ERP. Nowoczesny system ERP powinien umożliwić generowanie dokumentów przy jak najmniejszej pracy człowieka (np. wprowadzania danych), aby Twój personel mógł zająć się ważniejszymi i bardziej rozwojowymi zadaniami.

5. Analizy i planowanie.

System ERP dla firm komunikacji miejskiej powinien umożliwiać planowanie rozwoju firmy, na podstawie danych. Dokładnie zweryfikuj producenta lub firmę wdrożeniową pod kątem możliwości w zakresie analizy i planowania zasobów. Równie istotna jest prostota w generowaniu raportów, zarówno z jednego oddziału lub filii firmy, jak i całego przedsiębiorstwa, w krótkim czasie oraz za pomocą kilku kliknięć. Sprawdź, czy będziesz mieć taką możliwość.

6. Usprawnienie komunikacji na linii kierowca – dyspozytor.

Poza czynnikami ogólnymi, bierz pod uwagę funkcje, które musi mieć system ERP dla komunikacji miejskiej. Do nich należy między innymi możliwość komunikacji na linii kierowca – dyspozytor. W ramach rozwiązania możesz zorientować się, jaki kurs wykonuje kierowca i skontaktować się z nim np. w sprawie wypadku na realizowanej trasie.

7. Rozliczanie pracy zasobów

Jeśli chcesz w pełni kontrolować wykorzystywanie zasobów w swojej firmie (czas kierowców, tabor, narzędzia itp.) musisz sprawdzić, czy system ERP umożliwi Ci rozliczanie pracy kierowców, monitorowanie stanu floty autobusów jak i np. kontrolę nad ilością zużywanego papieru. Możesz wprowadzić realne oszczędności, np. poprzez likwidację tras, na których pasażerowie nie jeżdżą. System ERP dla komunikacji miejskiej pomoże Ci ocenić stan techniczny floty poprzez wzgląd do danych np. o ostatnim przeglądzie oraz zgłoszonych usterkach.

3 trendy, które będą rządzić w branży systemów ERP dla transportu osobowego w 2018 roku.

3 trendy, które będą rządzić w branży systemów ERP dla transportu osobowego w 2018 roku.

Nadszedł nowy rok a wraz z nim nowe prognozy, jakie zmiany czekają systemy ERP w branży transportu osobowego. Jakie rozwiązania i technologię najmocniej dadzą o sobie znać w 2018 roku? Czeka nas rewolucja czy raczej ewolucja? Przygotowaliśmy zestawienie trzech trendów, które najmocniej odczuje branża transportowa w 2018 roku w zakresie systemów ERP.

1. Rozwój automatyzacji i cyfryzacji rozwiązań.

Automatyzacja w obszarze rozwiązań ERP dla transportu trwa cały czas. Jednak z roku na rok przynosi nam zupełnie nowe możliwości w zakresie zarządzania zasobami – ludzi, czasu oraz floty. W 2018 roku prognozujemy, że automatyzacja procesów będzie nadal postępować, dzięki czemu firmy transportu osobowego będą generować większe oszczędności np. w zakresie nieopłacalnych kursów jak i generowanych zasobów (np. papierowe bilety). Możliwość integracji rozwiązań odpowiadających za planowanie poszczególnych tras wraz z realnym przebiegiem (godzina wyjazdu, przyjazdu itp.) zaowocuje w większą precyzję w gospodarowaniu floty, jej zużyciu i oceny przeciążenia lub niedociążenia taboru i ludzi.

2. Minimalizm i prosty interfejs.

Prognozujemy, że w dalszym ciągu systemy ERP będą pracowały nad nowymi wersjami systemów, w zakresie wyglądu interfejsu oraz logiki poukładania modułów według procesów, które mają miejsce w przedsiębiorstwach komunikacyjnych. Wdrażanie systemu ERP to długotrwały proces na miarę projektu, który trwa czasem nawet do roku czasu, w zależności od skali. Procesowi często towarzyszy spadek wydajności pracowników z powodu nauki nowego rozwiązania, na którym realizowane są istotne zadania z punktu widzenia przedsiębiorstwa (np. rozliczanie pracowników, generowanie faktur dla klientów itp.). Łatwy w obsłudze system ERP, wyposażony w estetyczny interfejs graficzny, wpływa na znaczne skrócenie czasu wdrażania pracowników w nowe rozwiązanie, co wpływa na zahamowanie spadku efektywności, co również potrafi odbić się na ostatecznym wyniku finansowym. Trend ten postrzegamy bardziej jak ewolucję niż rewolucję, dlatego też prognozujemy, że będzie obowiązywać jeszcze przez następne kilka lat.

3. Stabilizacja branży ERP dla przewozu osobowego.

PW zakresie systemów ERP istnieje mnóstwo specjalizacji, w zależności od branży, w której firma operuje. Istnieją jednak rozwiązania stosowane bez względu na branżę, jednak nie oferują tak dokładnego dostosowania do wymogów rynku, co wyspecjalizowane systemy. W zakresie systemów ERP dla komunikacji osobowej prognozujemy, że będzie postępować stabilizacja rynku, pod kątem ilości firm oferujących wyspecjalizowane systemy dla tego sektora. Oznacza to, że sektor zdominuje kilka firm i raczej nie przewidujemy wejścia nowych systemów, obsługujących ten sektor rynku. Trend wynika przede wszystkim ze specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstw komunikacji miejskiej jak i rozmiaru tego rynku, który nie będzie aż tak szybko się rozrastał. Dla Ciebie, jako właściciela firmy transportu osobowego, może to oznaczać większe dopasowanie systemów do działania Twojej firmy oraz większe i wyspecjalizowane doświadczenie podwykonawców tworzących systemy pod Twoją branżę.

Podsumowanie

Rok 2018 w branży systemów ERP dla firmy komunikacji miejskiej stoi pod znakiem dalszej ewolucji w kierunku intuicyjności, dopasowania do potrzeb rynku oraz specjalizacji istniejących dostawców rozwiązań. Z naszego doświadczenia jasno wynika, że w systemy ERP muszą spełniać przede wszystkim jedno zadanie – zwiększać oszczędności czasu, umożliwiać optymalizację zasobów, co w końcowym rozrachunku, ma odbić się na ostatecznym wyniku finansowym. Wszystko jednak zaczyna i kończy się na ludziach. Skomplikowane rozwiązania, które nie są przystępne w obsłudze dla pracownika, w rzeczywistości przynoszą efekt odwrotny do zamierzonego. Czasochłonne szkolenia, okres przejściowy wpływają na wydajność i efektywność firmy, co może mieć wpływ na obroty, jakie generuje. Dlatego staramy się z roku na roku również dostosowywać pod te zmiany nasz system, aby w jak największym stopniu odpowiadał wymaganiom firm, które planują go wdrożyć.

Otwarcie nowego roku w KP

W odpowiedzi na liczne zapytania klientów nagraliśmy film instruktażowy wyjaśniający w jaki sposób dokonać otwarcia nowego roku w programie kadrowo płacowym Veritum.

Wesołych Świąt!

Wesołych Świąt!

Szanowni Państwo,
W imieniu System-1 Spółka z o.o. pragnę złożyć wyrazy wdzięczności naszym Klientom i sympatykom za udany rok naszej współpracy i przekazać najlepsze życzenia z okazji Świąt i nadchodzącego Nowego Roku. Kończący się 2017 rok był dla nas pełen wydarzeń a wiele wskazuje, że nadchodzący 2018 będzie dla nas rokiem dalszych wyzwań. Mamy nadzieję, że spotykać będziemy się z Państwem wielokrotnie i że spotkania te będą zawsze satysfakcjonujące i wspierające w Waszej pracy.

Składam też serdeczne podziękowania naszym Pracownikom i Partnerom, bez których żaden sukces nie byłby możliwy. Niech ten rok przyniesie nam wszystkim pogodne i zdrowe dni, życzliwość i spełnienie marzeń

Wszystkiego Najlepszego i wielu sukcesów, również w życiu prywatnym

życzy
Joanna Weitzel
Prezes Zarządu System-1 Sp. z o.

Split-payment – dzielenie płatności na netto i podatek – od lipca 2018

Split-payment – dzielenie płatności na netto i podatek – od lipca 2018

Split payment czyli mechanizm podzielonej płatności, to narzędzie służące uszczelnianiu podatku od towaru i usług.

Początkowo miała obowiązywać od 1 stycznia 2018 roku, ale już wiadomo, że stanie się to sześć miesięcy później. Banki potrzebują więcej czasu, ażeby dostosować swoje systemy do obsługi dodatkowych kont VAT.

Split payment ma obowiązywać w przypadku rozliczeń między przedsiębiorcami. Jego stosowanie będzie dobrowolne i decydować o tym będzie nabywca towaru lub usługi. Chodzi o to, żeby zlikwidować sytuację, gdy w obrocie handlowym podatnicy znikają, nie płacąc należnego podatku.

Nabywca będzie mógł dokonać płatności za fakturę w taki sposób, że nastąpi podzielenie na kwotę netto i kwotę podatku VAT. Kwota netto będzie wpłacona na rachunek wskazany przez kontrahenta wystawiającego fakturę, natomiast kwota VAT będzie automatycznie przelewana na konto VAT sprzedawcy stworzone przez Bank.

Pieniądze zgromadzone na koncie VAT będzie można przeznaczyć na zapłatę podatku do Urzędu Skarbowego, zapłatę kontrahentom kwoty VAT wynikającej z otrzymanych faktur. Ponadto podatnik może wystąpić do fiskusa o przelanie środków z konta VAT na zwykły rachunek bankowy i Urząd Skarbowy powinien zwrócić je w ciągu 60 dni od dnia złożenia zapytania, ale może także odmówić przekazania tych pieniędzy.

W założeniu split payment ma wiązać się z korzyściami dla przedsiębiorcy. Korzystając z tego mechanizmu firmy nie będą podlegały sankcji VAT-owskiej, nie będą miały naliczanych odsetek za zwłokę, nie będą solidarnie odpowiadały podatkowo z dostawcą towarów.

Podstawą będzie posiadanie systemu księgowego wspierającego mechanizm podzielonej płatności. Warto więc przygotować się do zmian i zadbać o system ERP spełniający takie wymagania.

RODO a system Veritum

RODO a system Veritum

Wszyscy nasi Klienci zadają sobie oczywiście w tym momencie pytanie: „A jak przygotowane jest moje Veritum na zmiany RODO?”. Dotychczasowe obowiązki wynikające z ustawy wypełniane były w pełni, co potwierdzał dokument: „Dokumentacja przetwarzania danych osobowych w systemie Veritum XL autorstwa firmy System-1 Spółka z o.o.”. Dla przypomnienia, dokument ten opisuje:

  • Specyfikację oprogramowania (identyfikację bazy i aplikacji, budowę i strukturę danych, rodzaje zabezpieczeń dostępu fizycznego do bazy i klienckich dostępów do obsługi danych)
  • Budowę kartoteki osobowej i kartoteki kontrahentów (wskazanie umieszczenia w bazie danych, opis pól)
  • Informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej (gdzie przechowywane, jak działa 3-stopniowy poziom zabezpieczeń), dopuszczalność przetwarzania danych (spełnione zgodnie z Art. 23 Ustawy), politykę stosowania numerów porządkowych
  • Zapewnianie bezpieczeństwa i kontroli dostępu do danych osobowych, ochrona przed osobami nieupoważnionymi, przez utratą danych itp.

Obowiązek prowadzenia rejestrów czynności jest zatem już przez Veritum spełniony, również w fazie projektowania systemu uwzględnione zostały potrzeby ochrony danych (informacja kto nanosi dane, zmienia dane osobowe itp.) i stosunkowo łatwo będzie, wychodząc z takiego punktu startowego, podołać nowym wymaganiom. Gotowy jest projekt dotyczący zmiany struktury i sposobu działania programu w zakresie anonimizacji (prawo do „bycia zapomnianym”) oraz poszerzenie kartotek o informacje o obiegu danych, które to zmiany dostępne będą w wersjach systemu w II kwartale 2018r. W zakresie nowych technologii firma System-1 też trzyma rękę na pulsie np. tworzone i wysyłane z programu listy płac w postaci PDF (i inne tak tworzone dokumenty) są automatycznie zabezpieczane hasłem.

Dużą niewiadomą jest ciągle, jak inspektorzy ochrony danych podchodzić będą praktycznie do nowych wymogów i na co będą zwracać uwagę podczas kontroli w przedsiębiorstwach. Brak jest jednoznacznych wskazówek jak wyglądać mogą raporty informujące o przetwarzaniu danych czy uzyskaniu zgody na profilowanie, z pewnością jednak wydawanie takich danych na zewnątrz jest możliwe w ramach już istniejącego systemu tworzenia wydruków i plików w Veritum.

O nas

Gwarantujemy łatwość obsługi, funkcjonalność, niezawodność, elastyczność, bezpieczeństwo, kreatywność, intuicyjność oraz zgodność systemów z aktualnie obowiązującymi przepisami!

Dane kontaktowe

System-1 Spółka z o.o.
ul. 28 Czerwca 1956 nr 213/215
61-485 Poznań
tel. 61 831 12 22
fax. 61 831 18 08
poczta@system-1.pl

Oddział w Katowicach
ul. Franciszkańska 43
40-707 Katowice
tel. 32 202 62 99
fax. 32 202 63 01
katowice@system-1.pl

Veritum dostosowywane do wymogów RODO

Szanowni Państwo, w tym tygodniu rozpoczęliśmy wysyłkę umów o powierzenie danych, regulującą kwestię dostępu do danych osobowych podczas serwisowania systemu Veritum. Przygotowujemy się również do zamknięcia i udostępnienia pierwszej emisji wersji systemu,...

4 sposoby, jak zwiększyć efektywność dzięki systemowi ERP.

Jesteś świeżo po wdrożeniu systemu ERP w Twojej firmie lub projekt wdrożenia powoli zmierza do szczęśliwego zakończenia. Jednak najważniejszy etap dopiero przed Tobą. Wybór i wdrożenie rozwiązania to jedno, ale wykorzystanie w pełni jego potencjału i przełożenie...

Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP w firmie transportowej?

Przygotowanie firmy do dużego projektu, jakim jest zmiana lub wprowadzenie systemu ERP, to duże wyzwanie. Jednak z odpowiednim podejście, u którego podstaw leży solidne przygotowanie, wdrożenie systemu może pójść znacznie szybciej, a przede wszystkim, nie przekroczysz...

Poznaj nas bliżej!

© Daxen It Made in Poland